Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

Dịch vụ hóa đơn điện tử là giải pháp thiết thực trong thời đại công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang dịch vụ hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Dưới đây là những tiện ích mà dịch vụ hóa đơn điện tử mang lại:

1. Tiết kiệm thời gian, chi phí 

 
Về thời gian: Không còn mất 7 ngày chờ đợi cơ quan Thuế cấp phép khi đăng ký mẫu hóa đơn nữa, với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ được tự thiết kế mẫu và phát hành. Các thủ tục đều được thực hiện qua website và email. Sau đó cơ quan Thuế sẽ xử lý và gửi kết quả cho doanh nghiệp ngay trong ngày thông qua email đã gửi. Như vậy, dịch vụ hóa đơn điện tử giúp phát hành hóa đơn nhanh hơn 7 lần so với hóa đơn giấy.

Về chi phí: Để in một quyển hóa đơn giấy thì trung bình phải trả từ 300 nghìn đến 500 nghìn đồng, vị chi khoảng 3 triệu đến 5 triệu đồng cho một lần in. Chưa kể các doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì số lượng cần in càng tăng lên, dẫn đến chi phí in ấn tăng lên tới cả chục triệu đồng cho mỗi lần in hóa đơn. Thêm vào đó, để gửi hóa đơn tới khách hàng, doanh nghiệp cần phải trả thêm phí chuyển phát nhanh. Số lượng hóa đơn càng lớn thì chi phí này cũng lớn theo.

Lợi ích của dịch vụ hóa đơn điện tử là không cần thiết phải in hóa đơn. Để gửi cho khách hàng, doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn, ký điện tử, gửi hóa đơn tới cơ quan Thuế để được cấp mã xác thực sau đó gửi cho khách hàng của mình dưới dạng file điện tử. Vậy hóa đơn xác thực đã giúp giảm chi phí in ấn, vận chuyển hóa đơn của doanh nghiệp về 0.

hóa đơn điện tử

2. Tăng độ an toàn, tính chính xác và khả năng bảo mật. 

 
Tính chính xác: Khi lập hóa đơn giấy, kế toán phải làm tất cả nghiệp vụ bằng tay với giấy than. Bởi vậy, hóa đơn có thể bị sai sót là chuyện khó tránh khỏi. Nhưng để lập hóa đơn điện tử, kế toán chỉ cần sử dụng phần mềm có kết nối với cơ quan Thuế. Trước khi được xác thực bởi tổng cục Thuế, kế toán có thể kiểm tra lại thông tin hóa đơn, thực hiện sửa hóa đơn trên phần mềm nếu có nhầm lẫn. Vì vậy, hóa đơn điện tử giúp tăng độ chính xác của thông tin hóa đơn cho doanh nghiệp.

Tính an toàn và bảo mật: Hiện nay, hóa đơn giấy giả, hóa đơn giấy hết hạn sử dụng đang tràn lan trên thị trường. Cơ quan Thuế đã tăng mức phạt đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trái phép từ 20 triệu đến 50 triệu đồng. Và có thể truy tố hình sự nếu như hành vi này gây hậu quả nghiêm trọng. Tuy nhiên khi hóa đơn điện tử được cơ quan Thuế cấp mã xác thực, nghĩa là hóa đơn đã có giá trị pháp lý; Lúc này, khách hàng muốn kiểm tra hóa đơn chỉ cần nhập mã hóa đơn vào website của Tổng cục thuế để tra cứu thông tin. Điều này sẽ ngăn chặn việc làm giả hay sử dụng hóa đơn quá hạn sử dụng.

3. Giảm các thủ tục hành chính. 

 
Việc quản lý hóa đơn giấy phải nhất thiết cẩn thận. Nếu để mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải giải trình chi tiết và hợp lý với cơ quan Thuế. Hàng tháng, kế toán sẽ phải thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn như: Số hóa đơn đã sử dụng; Số hóa đơn bị hỏng do gạch xóa; Số hóa đơn chưa được sử dụng để cơ quan Thuế kiểm soát tình hình tài chính của công ty.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã xác thực sẽ không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bởi khi hóa đơn được xác thực thành công, thông tin hóa đơn của doanh nghiệp đã được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của tổng cục Thuế.

Bên cạnh đó, công tác quản lý được diễn ra thuận tiện hơn như: dễ dàng tìm và xử lý các hóa đơn, thuận tiện cho hạch toán, kê khai, nộp thuế qua mạng và đối soát dữ liệu…

4. Đa dạng các phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Cụ thể như:

+ Gửi hóa đơn cho khách hàng qua công cụ nhận hóa đơn tích hợp trên phần mềm hóa đơn điện tử.

+ Thông qua cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal). Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống.

+ Chuyển tệp dữ liệu chứa các thông tin hóa đơn qua email, tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu.

+ Xuất tệp nén (file zip) để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB.

+ Vẫn có thể in hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.

5. Sử dụng hóa đơn xác thực giúp tăng mực độ tin cậy của doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử có thể chứa các thông tin nhận diện của doanh nghiệp như: logo, hình ảnh… Bên cạnh đó, mã số xác thực được cấp bởi Tổng cục thuế sẽ giúp khách hàng dễ dàng tra cứu hóa đơn trên website để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn.

Việc trao đổi hóa đơn điện tử giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng đơn giản hơn rất nhiều. Thay vì phải chuyển phát nhanh giống như hóa đơn giấy, giờ đây hóa đơn có thể được thông báo qua Internet với nhiều phương thức tiện lợi và chuyên nghiệp hơn như email, SMS,…

Trên đây là 5 lợi ích của dịch vụ hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp. Đây là một cơ sở vững chắc để khẳng định: Hóa đơn điện tử sẽ trở thành một xu thế tất yếu trong các giao dịch kinh tế hiện tại và tương lai không xa.

https://suckhoetoanthu.com/

https://suckhoetoanthu.com/tin-tuc/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *